A associação deve ser registrada no Cartório de Registro Público, onde ficarão anotados e perpetuados os momentos fundamentais, como o início e o fim, bem como as alterações essenciais que venham a ocorrer no curso de existência da associação.
Para o registro, deve ser apresentado:
- Três vias do Estatuto Social, com firma reconhecida do presidente e secretário da Mesa Diretora, e com assinatura e carimbo do advogado que elaborou o referido estatuto social, que tenha registro na OAB – Ordem dos Advogados do Brasil.
- Requerimento para o cartório assinado pelo representante legal da associação.
- Três vias do edital de convocação assinado pelo responsável.
- Três vias da lista de presença, contendo a relação qualificada de todos os presentes na Assembleia de constituição, que serão considerados associados fundadores.
Este procedimento de registro da associação é muito importante.
As Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça estabelecem o prazo de 10 (dez) dias úteis para que o título seja examinado (qualificado). Esta qualificação pode ser positiva ou negativa. Sendo positiva, significa que o título será imediatamente registrado. Sendo negativa, serão formuladas, por parte do registrador, exigências em nota devolutiva, de forma clara, precisa e fundamentada. Com elas pode o interessado conformar-se ou não.
Nesta segunda hipótese, pode-se requerer ao oficial registrador que suscite dúvida ao Juiz Corregedor Permanente.
Respeitado o prazo do cartório, duas vias são então devolvidas ao representante da associação e a outra arquivada no próprio cartório, rubricando o oficial as folhas em que estiver impresso o estatuto social.
Neste momento as despesas cartoriais são previstas, e o processo de contabilização dos documentos já se inicia sob a responsabilidade do tesoureiro empossado.
Tendo uma qualificação positiva e a associação já devidamente constituída, existem várias obrigações, que devem ser cumpridas pelo representante legal empossado, sendo recomendado a contratação de uma assessoria contábil para acompanhar os procedimentos e obrigações que seguem por toda a existência da associação.
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