O ano de 2020 foi muito desafiador, muitas organizações foram impactadas em diversos aspectos, precisaram se adaptar inclusive com relação as suas finalidades, priorizando o acolhimento dos mais vulneráveis e mais atingidos com a pandemia do novo Coronavírus. Outra dificuldade, foi a articulação e realização das assembleias ordinárias de prestação de contas e as assembleias de eleição.
Com o passar dos meses fomos nos adaptando e seguindo de forma on-line com as reuniões e assembleias. No entanto, nos deparamos com muitas incertezas para lidar com o novo cenário: as formas de convocar os associados, a comprovação da participação, a substituição das listas de presença, os pareceres dos conselheiros fiscais, as exigências necessárias para que os documentos tenham fé pública e sejam registrados nos cartórios competentes, sem levar em consideração as dificuldades que muitos grupos afastados das grandes metrópoles enfrentaram sem acesso à internet.
Os cartórios responsáveis pelo registro e averbação das atas das assembleias se adaptaram à nova realidade e passaram a aceitar, com base nas orientações da Organização Mundial da Saúde e dos Governos Estaduais, que restringiram a aglomeração de pessoas como medida de segurança inibitória da propagação da COVID-19, a possibilidade das assembleias ocorrerem de forma on-line, sendo necessário garantir a participação de todos, a possibilidade de manifestação e segurança no voto, mesmo não havendo previsão estatutária que estabeleça essa modalidade. Prorrogação dos prazos Em meados de julho, foi promulgada a Lei n.º 14.030/2020 que prorrogou em 7 (sete) meses o prazo para a realização das assembleias, inclusive das assembleias de eleição, conforme artigo 7º, I, da mencionada lei, muito embora algumas instituições financeiras tenham apresentado suas ressalvas após o vencimento do mandato e o bloqueio imediato das contas bancárias. A mesma lei restringe a possibilidade de realização de reuniões e de assembleias até o dia 31 de dezembro de 2020.
Neste contexto, levando em consideração a possibilidade de realizar as assembleias de forma on-line e o término do prazo de prorrogação da mencionada lei, com o encerramento do exercício fiscal se aproximando, é importante que as organizações se preparem para a realização da assembleia geral ordinária de prestação de contas 2021 e, para tanto, é o momento de encaminhar para a contabilidade os documentos fiscais para a elaboração do balanço segregado pelas áreas de atuação, demonstrativos de resultados e notas explicativas, inclusive para justificar a articulação de novas frentes de trabalho para aquelas que ampararam demandas relacionadas a COVID-19 sem previsão estatutária. Ainda com relação ao balanço contábil é importante destacar a aplicação da Lei n.º 13019/14 que determina que o superávit apurado no exercício deve ser destinado de forma imediata às finalidades ou a criação de fundo patrimonial ou de reserva. Sendo assim, na assembleia ordinária, caso haja superávit será necessário deliberar sobre sua destinação. Ou seja, se a organização optar por criar um dos fundos é importante discipliná-los em instruções normativas que integrarão o regimento interno.
Além dos documentos contábeis, é o momento de organizar as informações para a elaboração do relatório de atividades desenvolvidas em 2020, que deverá ser compatível com as informações declaradas no balanço e suas áreas de atuação, pois será apresentado aos associados. Adicionalmente, a assembleia geral ordinária também deverá aprovar a programação das atividades para o ano 2021, prevendo o novo contexto de relações a distância e as novas frentes de articulação e de trabalho. Aproveitando a convocação da assembleia geral ordinária de prestação de contas e toda preparação para que ocorra de forma on-line é interessante prever no edital de convocação a aprovação da alteração do estatuto social para incluir a possibilidade de realizar as assembleias de forma on-line, detalhando a forma de convocar os associados, de comprovar a participação, a manifestação dos conselheiros fiscais etc, resguardadas as demais regras estabelecidas no estatuto social vigente.
Por fim, este é o momento para o planejamento dos próximos passos, para a organização do que já foi e a programação do que virá.
Reuniões abertas – Se por ventura alguém ainda tiver alguma dúvida em relação ao tema, nos colocamos à disposição para um agendamento de reunião on-line a partir da 1ª quinzena de janeiro.
Paula Mello – Presidente da Rede Papel Solidário paulamello@redepapelsolidario.org.br